Sådan skalerer man projekter og strategier uden stram top styring
Her er anden del om skalering uden top styring, med konkrete erfaringer fra fire kommuner. Læs første del her:
Nye strategier og projekter kræver den tid kommunale direktører ikke har
Indførelse af nye strategier, metoder, digitaliseringskoncepter etc. handler ikke blot om indførelse af en ny metode, men også indførelse af et nyt mindset.
Med en ny metode eller strategi medfølger der ny adfærd. Og ændring af hele eller dele af en organisations adfærd handler om ændring af kultur; organisationens grundlæggende antagelser om hvordan man handler.
Mange strategier og projekter bliver ikke implementeret “i bund”
Viden om hvordan organisationen handler i fællesskab, ligger ofte under vandoverfladen i ”isbjerget”. Den er skjult, taget for givet og bliver sjælden diskuteret.
Når jeg spørger de mere end 300 ledere som jeg har undervist på diplomlederuddannelsen, udtrykker de fleste af dem en bekymring over at der ikke investeres tilstrækkelig tid til implementering.
Projekterne bliver ikke implementeret før der skal iværksættes et nyt, fordi man ikke tager nødvendig hensyn til ændring af adfærd.
Konsekvensen er ineffektiv brug af medarbejder ressourcer, omkostningskrævende og for lidt fokus på faktiske effekter.
Her er tre mulige løsninger:
| 1. Udvikle en fælles kultur for skalering, læring og feedback
2. Ny viden er først implementeret, når den udfolder sig i handlinger 3. Afprøv ny strategi eller metoder i så mange handlinger som muligt, og hurtigst mulig |
Medarbejderne ligger inde med svaret på styring og ledelse af skalering
Udfordringen i skalering opstår når man antager at metoder et sted automatisk kan overføres til et andet område.
Et af vore vigtigste erfaringer vi har taget med os i arbejdet med kommunerne, er at frisætte og bringe medarbejderne i en mere aktiv del i ledelsesprocessen. De ligger nemlig inde med svaret på forbindelsen mellem løsningen og den styring og facilitering som ledelsen har ansvar for. Men hvordan skal det foregå?
Skalering kræver en kobling mellem ny og eksisterende (tavs) viden
Den største udfordring i top down styring opstår i møde mellem de nye (digitaliserings) strategier, metoder og de mennesker som skal modtage dem.
Det enkelte medarbejderteam ligger inde med svaret på forbindelsen mellem den eksisterende praksis og implementering af de nye strategier, metoder og løsninger. Medarbejdernes praksis er en fortælling om hvilke processuelle overvejelser og skridt man har taget tidligere, når man er lykkes. Eller hvorfor det tidligere er gået i stå.
Denne viden er ofte indlejret i almindelig faglig praksis. Det handler derfor om at gøre denne tavse, individuelle viden til eksplicit fælles viden.
Således har vi ved et udviklingsprojekt for otte afdelinger på det sociale område i Helsingør Kommune, udforsket og afdækket (tavs) viden fra hver eneste afdeling. Derefter har vi sammen udviklet ny strategi for samarbejde på tværs.
Her er tre mulige løsninger:
| 1. Udforsk teamets bedste resultater på deres faglige område. Med helt konkrete borger/kunde-cases
2. Spørg ind til den tavse viden; hvad, hvordan og hvorfor det er lykkes 3. Brug denne viden i den nye strategi, eller projekt |
Feedback kulturen sikrer at strategierne kommer i mål
Det handler om at udvikle en løbende feedback om effekterne af alle de strategier og metoder man indfører. At få medarbejdere og ledere til at have mod, lyst og motivation til at iagttage deres egen handlinger, når de udøver faglig praksis.
Det har vi gennemført på daginstitutionsområdet i Frederikssund Kommune ved indførelse af opmærksomhedskultur, og med stor succes. Det handler om sammen at lære at observere, hvordan man arbejder når man lykkes bedst i det daglige, og bruge denne praksis når en ny strategi eller metode skal sættes i søen.
Det har vi også gjort i Teknik og Miljø, Hørsholm og Gentofte Kommune, ved at udvikle en ny fælles metode sammen med ledere og medarbejdere, for en mere effektiv prioritering af kerneopgaven.
Her er fire mulige løsninger
| 1. Udnyt det store potentiale i medarbejdergrupperne, den tavse innovation!
2. Opbyg processer til at understøtte kreativ problemløsning og bær nye ideer frem, hvis de nye strategier eller metoder går i stå eller bør videreudvikles 3. Glem ikke TTT, ting tager tid |
Ønsker du at undersøge hvordan du kan implementere ovenstående tanker?
Kontakt os gerne for information. JA TAK! Mere info
Artiklen er skrevet af Andreas Borg fra Social IQ. Konsulenthuset Social IQ arbejder med forskning, udvikling og konsulentydelser. Har erfaring fra 8 store offentlige organisationer med 10 leder team og 18 afdelinger på tværs af faglige sektorer. Særlig fokus på nye løsninger til ledelse og målstyring i velfærdsprofessionerne.